Wirtualne biuro a obowiązek wpisu do rejestru
Aby wirtualne biuro mogło działać zgodnie z prawem, powinno zostać wpisane do rejestru działalności świadczących usługi na rzecz spółek. Sprawdź!
Wirtualne biuro a obowiązek wpisu do rejestru
Zgodnie z najnowszymi przepisami prawa przedsiębiorca, który prowadzi wirtualne biuro, zobowiązany jest do uzyskania wpisu do rejestru firm, świadczących usługi na rzecz spółek i trustów. Brak takiego wpisu grozi wysoką karą pieniężną. Jakie wymogi prawne powinny spełniać wirtualne biura?
Jak prawo reguluje działalność wirtualnego biura?
Wirtualne biuro to usługa, polegająca na udostępnianiu przedsiębiorcom adresu, który może zostać wykorzystany do rejestracji firmy oraz do obsługi korespondencji. Poczta adresowana do firmy trafia na adres wirtualnego biura, gdzie odbierana jest przez wykwalifikowanych pracowników. W zależności od wybranego pakietu można przesyłki odebrać osobiście po otrzymaniu powiadomienia albo poprosić o skan korespondencji. Są to podstawowe usługi, z których skorzystamy pod wirtualnym adresem. Wiele biur wirtualnych, w tym warszawskie Beyond Office, oferuje bardziej kompleksową obsługę firm, np. wynajem sal konferencyjnych, księgowość czy pomoc prawną.
Jeszcze kilka lat temu kwestionowano legalność wirtualnych biur i odmawiano niektórym przedsiębiorcom rejestrację firmy. Szybko jednak Naczelny Sąd Administracyjny zakwestionował decyzje urzędników, wyjaśniając, że nie ma przesłanek ani przepisów, które uniemożliwiałyby prowadzić działalność pod adresem wirtualnego biura. Obecnie przedsiębiorca nie powinien już mieć problemów z rejestracją firmy w takim miejscu. Działalność wirtualnych biur jest zgodna z prawem, ale muszą one spełnić pewne wymogi prawne.
Obowiązek wpisu do rejestru działalności na rzecz spółek i trustów
Od roku 2021 obowiązuje rejestr działalności prowadzonych na rzecz spółek lub trustów. Obowiązkiem tym objęte są m.in. wirtualne biura. Każda firma świadcząca działalność na rzecz spółek powinna uzyskać odpowiedni wpis. Jest to związane z nowelizacją ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Rejestr prowadzony jest przez Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Katowicach. Zgodnie z ustawą obowiązek wpisu do rejestru mają m.in. przedsiębiorcy, których działalność polega na zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej, lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej – jest to dokładnie to, czym zajmują się wirtualne biura. Firmy te powinny uzyskać wpis jeszcze przed rozpoczęciem prowadzenia działalności, aby legalnie funkcjonować na rynku. Jeśli mimo braku wpisu, przedsiębiorca oferuje usługi wirtualnego biura, grozi mu kara w wysokości nawet 100 tys. zł.
Wymogi prawne dla wirtualnych biur
Wirtualne biuro po spełnieniu określonych warunków może zostać wpisane do odpowiedniego rejestru działalności. Przedsiębiorca musi spełnić przede wszystkim wymóg niekaralności, który potwierdza stosownym oświadczeniem. Nie musi dołączać zaświadczenia o niekaralności. Kolejnym warunkiem jest wymóg posiadania odpowiedniej wiedzy bądź doświadczenia przy wykonywaniu działalności na rzecz spółek lub trustów. Oznacza to, że przedsiębiorca powinien mieć ukończoną szkołę lub kurs obejmujący prawne zagadnienia związane z tą działalnością. Doświadczenie rozumiane jest jako przynajmniej roczna praca w branży. Wiedzę i doświadczenie trzeba potwierdzić stosownymi dokumentami, np. dyplomem ukończenia szkoły. Wirtualne biuro powinno też posiadać i mieć wdrożone procedury AML – są to procedury dotyczące przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Rozważasz wynajem wirtualnego biura w Warszawie? Poznaj Beyond Office na warszawskiej Woli: https://www.beyondoffice.pl/kontakt/
